Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 07. Juli 2026

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

MindRoom collective Hamburg GmbH
für die Vermietung von Workshop-, Seminar- und Meetingräumen

§1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Verträge über die zeitweise Überlassung von Workshop-, Seminar- und Veranstaltungsräumen der MindRoom collective Hamburg GmbH (nachfolgend „MindRoom“) sowie für alle damit verbundenen Leistungen.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, MindRoom stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§2 Vertragsabschluss

Ein Vertrag kommt zustande, sobald ein Angebot von MindRoom vom Kunden schriftlich oder in Textform (z. B. E-Mail) angenommen und durch MindRoom bestätigt wurde.

Die Angaben in der Auftragsbestätigung sind verbindlich und maßgeblich für den Vertragsumfang.

§3 Leistungen

MindRoom stellt dem Kunden die vereinbarten Räumlichkeiten für die vereinbarte Dauer sowie die im Angebot genannten Leistungen zur Verfügung.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Möblierung
• Präsentations- und Workshoptechnik
• Workshopmaterial
• Getränke
• optionale Zusatzleistungen

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich ausschließlich aus der jeweiligen Auftragsbestätigung. Offensichtliche Mängel oder Beanstandungen sind MindRoom unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Veranstaltungsende in Textform mitzuteilen. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Beanstandung, gelten die Leistungen hinsichtlich offensichtlicher Mängel als vertragsgemäß erbracht.

§4 Nutzung der Räume

Die Räume dürfen ausschließlich für die vereinbarte Veranstaltung und Teilnehmerzahl genutzt werden.

Der Kunde verpflichtet sich insbesondere:

• geltende Gesetze und behördliche Vorgaben einzuhalten
• die Räume und Einrichtungen pfleglich zu behandeln
• die maximale Teilnehmerzahl einzuhalten
• Störungen anderer Nutzer oder Nachbarn zu vermeiden

Der Kunde haftet für Schäden, die durch ihn selbst, seine Teilnehmer, Gäste oder beauftragte Dienstleister verursacht werden. MindRoom übt das Hausrecht aus. MindRoom ist berechtigt, Personen den Zutritt zu verweigern oder von der Veranstaltung auszuschließen, wenn dies aus Sicherheitsgründen, wegen Verstößen gegen diese AGB, gesetzliche Vorgaben, behördliche Auflagen oder berechtigte Interessen von MindRoom erforderlich ist.

Eine Überlassung der Räume an Dritte, eine Änderung des Veranstaltungszwecks oder eine Überschreitung der vereinbarten Teilnehmerzahl bedarf der vorherigen Zustimmung von MindRoom in Textform.

§5 Preise und Zahlungsbedingungen

Es gelten die im Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung vereinbarten Preise und Zahlungsbedingungen.

Sofern keine abweichenden Zahlungsbedingungen vereinbart sind, gelten folgende Zahlungsmodelle:

• Standardmodell: Die Auftragssumme gemäß Auftragsbestätigung ist bis spätestens zum Veranstaltungstag vollständig zur Zahlung fällig. Nachträglich gebuchte, verbrauchsabhängige oder zusätzliche Leistungen werden gesondert abgerechnet und sind innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum fällig.
• Corporate-Billing-Modell: Für Kunden mit internem Rechnungs- oder Bestellprozess kann MindRoom optional ein Zahlungsziel von 45 Tagen nach Veranstaltungsdatum einräumen. In diesem Fall erhöht sich die Netto-Auftragssumme um eine Prozess- und Finanzierungspauschale von 5 %. Das Corporate-Billing-Modell muss vor Auftragsbestätigung vereinbart werden.

Bei Zahlungsverzug ist MindRoom berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu berechnen. Bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, betragen diese neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Die Geltendmachung weiterer Verzugsschäden bleibt vorbehalten.

MindRoom ist berechtigt, offene Forderungen nach Mahnung und angemessener Fristsetzung an einen externen Forderungsmanagement- oder Inkassodienstleister zu übergeben. Gesetzlich erstattungsfähige Kosten der Rechtsverfolgung können dem Kunden weiterberechnet werden.

MindRoom ist berechtigt, Leistungen bis zur vollständigen Zahlung auszusetzen.

§6 Stornierung

Der Kunde kann den Vertrag jederzeit schriftlich stornieren.

Es gelten folgende Stornobedingungen:

• bis 42 Tage vor Veranstaltung: kostenfrei
• bis 28 Tage vor Veranstaltung: 50 % der vereinbarten Gesamtkosten lt. Auftragsbestätigung
• ab 28 Tage vor Veranstaltung: 90 % der vereinbarten Gesamtkosten lt. Auftragsbestätigung
• ab 7 Tage vor Veranstaltung: 100% der vereinbarten Gesamtkosten lt. Auftragsbestätigung 

Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass MindRoom kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

§7 Umbuchung

Eine einmalige Umbuchung des Veranstaltungstermins ist bis 28 Tage vor dem ursprünglich vereinbarten Termin kostenfrei möglich, sofern ein geeigneter Ersatztermin verfügbar ist und der wirtschaftliche Umfang der Buchung unverändert bleibt. Ein Anspruch auf Umbuchung besteht nicht.

Weitere Terminverschiebungen oder wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs gelten als Stornierung gemäß §6, sofern MindRoom nicht ausdrücklich etwas anderes bestätigt.

§8 Kündigungsrecht

MindRoom ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten oder die Durchführung der Veranstaltung abzulehnen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn

• vereinbarte Vorauszahlungen nicht fristgerecht geleistet werden,
• erforderliche Informationen, Genehmigungen, Bestellnummern oder Kostenübernahmen nicht rechtzeitig vorliegen,
• der Veranstaltungszweck, die Teilnehmerzahl oder die Art der Nutzung wesentlich von der Vereinbarung abweicht,
• die Durchführung gegen gesetzliche Vorgaben, behördliche Auflagen oder Sicherheitsinteressen verstößt,
• begründete Zweifel an der Zahlungsfähigkeit oder Zahlungsbereitschaft des Kunden bestehen.

Weitergehende Rechte von MindRoom bleiben unberührt.

§9 Höhere Gewalt

Kann eine Veranstaltung aufgrund von höherer Gewalt nicht durchgeführt werden, sind beide Parteien von ihren Leistungspflichten befreit.

Als höhere Gewalt gelten insbesondere Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs der Parteien, wie z. B.:

• Naturkatastrophen
• behördliche Anordnungen oder Verbote
• Krieg oder Terror
• Streiks
• Pandemien oder vergleichbare außergewöhnliche Ereignisse

In diesem Fall entstehen keine Stornokosten für beide Seiten. Bereits geleistete Zahlungen werden erstattet.

§10 Fremdleistungen und Dienstleister

MindRoom kann auf Wunsch Kontakte zu externen Dienstleistern vermitteln, insbesondere für:

• Catering
• Technik
• Moderation
• Eventdienstleistungen

Diese Leistungen werden ausschließlich zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Dienstleister vereinbart.

MindRoom kann Fremdleistungen, insbesondere Catering, Technik, Moderation, Service- oder Eventdienstleistungen, entweder im Namen und auf Rechnung externer Dienstleister vermitteln oder als eigene Leistung bzw. als weiterberechnete Zusatzleistung anbieten.

Soweit MindRoom Fremdleistungen lediglich vermittelt, kommt der Vertrag ausschließlich zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Dienstleister zustande. Für vermittelte Fremdleistungen übernimmt MindRoom keine Haftung für Leistung, Qualität, Verfügbarkeit oder Schäden, soweit MindRoom den jeweiligen Dienstleister nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig ausgewählt hat.

Soweit Fremdleistungen über MindRoom beauftragt und abgerechnet werden, gelten die Regelungen der jeweiligen Auftragsbestätigung.

§11 Haftung

Die Haftung von MindRoom ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

MindRoom haftet nur:

• bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit
• bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
• bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten

Im Falle leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

Für eingebrachte Gegenstände, Garderobe, Technik oder sonstiges Eigentum des Kunden oder der Teilnehmer übernimmt MindRoom keine Haftung.

§12 Schäden und Reinigung

Der Kunde haftet für sämtliche Schäden an Räumen, Mobiliar, Technik oder Ausstattung, die durch ihn selbst, seine Teilnehmer oder beauftragte Dienstleister verursacht werden.

MindRoom ist berechtigt, notwendige Reparatur- oder Reinigungskosten dem Kunden in Rechnung zu stellen.

§13 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen ergeben sich aus der Datenschutzerklärung von MindRoom, die auf der Website abrufbar ist und auf Wunsch zusätzlich in Textform zur Verfügung gestellt wird.

§14 Gerichtsstand und anwendbares Recht

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Gerichtsstand ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz von MindRoom in Hamburg.